반복되는 단체문자 발송을 매번 빈 입력창에서 다시 쓰고 있다면, 문제는 타이핑이 아니라 문구를 둘 곳이 정해져 있지 않다는 점입니다. 핵클 간편발송에서 자주 보내는 문자를 저장하고 불러오는 방법, 대량문자 발송 준비를 여섯 단계에서 세 단계로 줄이는 방법을 실제 화면과 함께 정리했습니다.
매주 화요일 오전에 나가는 휴무 안내가 있습니다. 수신자 명단만 새로 올리면 되는 단체문자입니다. 날짜, 링크 정도만 바뀝니다.
그럼에도 발송 준비는 매주 처음부터 다시 시작하는 경우가 있습니다. 지난주에 어떻게 작성했는지부터 찾아야 하고 그걸 다시 복사해와야 합니다. 그 과정에서 오타가 발생하면 다시 고쳐야 합니다. 이 과정에서 어떤 문제가 발생할까요?
지난 문구를 찾는 시간이 발송 시간보다 깁니다. 반복 발송하는 문구는 보통 한 곳에 없습니다. 카카오톡에 붙여둔 것, 메모장에 남은 것, 엑셀 시트에 정리해둔 것이 섞여 있습니다. 어느 것이 가장 최근에 고친 버전인지는 열어보고 비교해야 압니다.
담당자가 두 명이면 안내도 두 가지가 됩니다. 지난 회차에서 문의 채널을 고쳤는데 이번 회차 문구에는 예전 채널이 그대로 남아 있는 식입니다. 고객은 같은 브랜드에서 다른 안내를 받습니다. 안내가 회차마다 달라지면 [고객이 차단하는 메시지]가 되는 지름길입니다.
새로 타이핑할 때마다 새 오타가 생깁니다. 지난 메시지를 복사하고 수정하는 과정에서 오타 등 실수가 발생할 수 있습니다. 수천 건이 한 번에 나가는 대량문자 발송에서는 오타 하나를 발송 뒤에 발견해도 되돌릴 방법이 없습니다.
이러한 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요?
핵클 간편발송의 문자와 RCS 작성 화면에 메시지 저장과 불러오기가 있습니다. 기존 문자 서비스에서 상용구라고 부르던 것과 같은 자리입니다. 한 번 검수를 통과한 문구를 저장해두고, 다음 회차에는 목록에서 꺼냅니다. 복사도, 붙여넣기도, 다시 읽기도 필요 없습니다.
핵클 간편발송의 문자와 RCS 작성 화면에는 메시지 저장 이 있습니다. 문구를 완성한 뒤 누르고 이름을 붙이면 목록에 들어갑니다. 제목과 본문뿐 아니라 이미지까지 함께 저장됩니다. 수신자는 저장되지 않기 때문에 문구는 고정하고 대상만 회차마다 새로 올리게 됩니다.
다음 회차에는 불러오기 로 그 목록을 엽니다. 이름을 붙여둔 것은 저장한 메시지에, 저장해두지 않은 것도 최근 발송 메시지에 발송 이력으로 남아 있습니다. 골라서 덮어쓰면 작성 화면이 채워지고, 날짜와 링크처럼 바뀌는 부분만 고치면 됩니다.
매주 휴무 안내, 매달 정기 결제 안내, 분기마다 나가는 회원 등급 안내처럼 날짜만 바뀌는 발송입니다. 첫 회차에 검수를 마친 문구를 저장해두면 다음 회차에는 날짜와 링크만 확인하면 쉽게 메시지를 보낼 수 있습니다. 같은 성격의 정기 안내를 카카오 채널로도 내보내고 있다면 [카카오 알림톡으로 정기 안내 메시지 보내는 방법]을 함께 보면 좋습니다.
저장한 메시지는 워크스페이스 단위로 남습니다. 저장한 사람만 보는 개인 메모가 아니라 같은 워크스페이스의 멤버가 함께 쓰는 목록입니다. 워크스페이스만 동일하면 언제 어디서든 저장된 문구를 그대로 사용할 수 있습니다.
반복 발송이라고 해서 모든 문구를 미리 저장해두지는 않습니다. 한 번만 보낼 줄 알았던 안내가 두 번째로 필요해지는 일이 훨씬 많습니다. 그때는 최근 발송 메시지 탭에서 지난 발송을 그대로 가져올 수 있습니다. 저장해두는 것을 깜빡했어도 다시 쓸 수 있습니다.
MMS는 문구뿐 아니라 이미지를 다시 찾아 올려야 합니다. 지난달에 쓴 이미지 파일이 어느 폴더에 있는지부터 찾게 됩니다.
저장한 메시지에는 이미지가 함께 남습니다. 목록에서 썸네일로 바로 확인되기 때문에 문구와 이미지를 각각 찾을 일이 없습니다. 같은 소재로 대상만 바꿔 다시 돌리는 프로모션에서 특히 값이 큽니다.
목록은 만들어두는 것보다 관리하는 쪽이 어렵습니다. 한 해가 지나면 어느 것이 지금 쓰는 문구인지 다시 헷갈립니다. 기준은 세 가지면 충분합니다.
이름은 용도로 짓습니다. 8월 배송 안내는 9월이 되면 쓸 수 없는 이름입니다. 배송 시작 안내로 지어두면 다음 달에도, 내년에도 그대로 씁니다. 목록에서 이름만 보고 무엇인지 알 수 있어야 검색이 의미가 있습니다.
두 번 이상 보낸 문구만 올립니다. 한 번만 보낸 안내는 저장하지 않아도 최근 발송 메시지에 남아 있습니다. 다시 필요해지면 거기서 꺼내면 되고, 세 번째로 보내게 되는 문구가 저장할 만한 문구입니다. 저장 목록은 짧을수록 빨리 찾습니다.
같은 안내는 하나만 남깁니다. 비슷한 문구가 둘 있으면 고를 때마다 어느 것이 현재 버전인지 다시 확인하게 됩니다. 그러면 저장해둔 의미가 없어집니다. 문구를 고쳐야 할 때는 새 이름으로 저장하고 예전 것을 삭제합니다. 삭제한 메시지는 복구되지 않으니 새로 저장한 것이 목록에 들어온 것을 확인한 뒤 지웁니다.
저장 전에는 여섯 단계였습니다. 지난 문구가 어디 있는지 찾고, 작성 화면으로 옮겨 적고, 날짜와 링크를 고치고, 광고 표기와 오타를 다시 확인하고, MMS라면 이미지 파일까지 찾아 올린 다음에야 발송입니다.
저장 후에는 세 단계입니다. 불러오기로 목록에서 고르고, 바뀐 자리만 고치고, 수신자 파일을 올려 보냅니다.
사라지는 것은 세 가지입니다. 문구를 찾는 단계, 옮겨 적는 단계, 다시 검수하는 단계입니다. 셋 다 새로운 것을 만들어내지 않으면서 시간만 쓰던 일입니다. MMS라면 이미지를 찾는 단계까지 함께 사라집니다.
남는 일은 바뀐 자리 두세 개를 채우고 테스트 메시지를 한 번 보내는 것뿐입니다. 준비가 이 정도로 가벼워지면 발송을 미루는 이유도 줄어듭니다. 재입고 안내나 배송 지연 사과처럼 준비가 부담스러워서 넘기던 작은 발송을 보낼 수 있게 됩니다.
보낸 뒤에 무엇을 확인해야 하는지는 [메시지 발송 후 반드시 확인해야 할 성과 지표]에서 이어집니다.
자주 보내는 메시지를 지금 바로 핵클 간편발송으로 발송해볼까요?
